Jakie są korzyści z wdrożenia systemu ERP w firmie?
Rozwój firmy jest celem każdego przedsiębiorcy, ale oprócz zwiększenia liczby klientów, dochodów, zamówień i pracowników generuje również nowe wyzwania. Jednym z największych jest rozproszenie procesów biznesowych. Aby je uporządkować, warto wdrożyć system ERP, a jeśli już funkcjonuje i jest niewystarczający, zmienić na bardziej zaawansowany, który lepiej obsłuży nowe potrzeby firmy.
Czym jest system ERP?
ERP to skrót od Enterprise Resource Planning - czyli planowania zasobów przedsiębiorstwa. System ERP w organizacji integruje dane i procesy związane z najważniejszymi obszarami działalności. Zamiast korzystać z wielu niezależnych programów i arkuszy, firma może w jednym środowisku prowadzić sprzedaż, księgowość, gospodarkę magazynową, zakupy, produkcję i zarządzanie zasobami ludzkimi. To największe zalety ERP.
Co daje system ERP w organizacji? Przede wszystkim zapewnia płynny przepływ informacji. Zamówienie wprowadzone przez dział sprzedaży od razu wpływa na stan magazynowy. Jeżeli dany towar jest niedostępny, to odpowiednia informacja trafi do działu produkcji. Najważniejsze jest to, że informacje są wpisywane tylko raz i dostępne dla wszystkich.
System ERP - najważniejsze korzyści
Wdrożenie systemu ERP może usprawnić wiele obszarów funkcjonowania firmy — od codziennej pracy operacyjnej, przez przepływ informacji, aż po kontrolę kosztów i podejmowanie decyzji. System integruje dane oraz procesy realizowane przez różne działy w jednym środowisku, ograniczając konieczność korzystania z wielu niezależnych narzędzi. Przy właściwym wdrożeniu i dopasowaniu rozwiązania do potrzeb organizacji ułatwia sprawniejsze zarządzanie jej zasobami i szybsze reagowanie na zmiany.
Najważniejsze korzyści płynące z wdrożenia systemu ERP to:
- posiadanie jednego źródła aktualnych informacji,
- automatyzacja powtarzalnych czynności,
- szybkie reagowanie na ewentualne problemy,
- sprawne raportowanie, lepsza kontrola kosztów, stanów magazynowych i produkcji,
- sprawniejsza współpraca pomiędzy poszczególnymi działami.
Wzrost skali działalności i złożoności procesów powoduje, że zmieniają się wymagania organizacji wobec wykorzystywanych narzędzi. Dla części firm oznacza to wdrożenie pierwszego zintegrowanego systemu ERP, a dla innych - jego rozbudowę lub zastąpienie dotychczasowego rozwiązania platformą, która lepiej obsłuży większą liczbę procesów, użytkowników i danych.
Korzyści z wdrożenia systemu ERP mogą być odczuwalne zarówno wewnątrz organizacji, jak i w jej relacjach z klientami, dostawcami oraz pozostałymi kontrahentami. Spójny przepływ danych usprawnia realizację procesów wewnętrznych, takich jak planowanie, zakupy, produkcja, logistyka czy finanse, a jednocześnie ułatwia koordynację współpracy z podmiotami zewnętrznymi.
ERP - czy warto wdrożyć go w każdej firmie?
Jeżeli mówimy o małej firmie, w której wszystkie procesy działają poprawnie, są proste i powtarzalne, to zwykle nie ma potrzeby wdrożenia ERP - chyba że ze względu na planowany rozwój. Inwestycja ma uzasadnienie wtedy, gdy procedury stają się bardziej złożone i wymagają koordynacji różnych działów firmy. Kolejny przypadek to kiedy korzyści operacyjne i informacyjne są większe niż koszty zakupu, konfiguracji, utrzymania oraz zmiany sposobu pracy.
Sygnałem do rozpoczęcia analizy mogą być:
- rosnąca liczba ręcznych operacji;
- rozbieżności pomiędzy danymi poszczególnych działów;
- trudności z przygotowywaniem raportów;
- brak bieżącej informacji o kosztach;
- problemy z planowaniem zapasów;
- opóźnienia w realizacji zamówień;
- uzależnienie procesów od wiedzy pojedynczych pracowników;
- planowane uruchomienie nowych oddziałów lub obszarów działalności.
Od czego zależy powodzenie wdrożenia systemu ERP?
Sam zakup oprogramowania ERP to dopiero początek. Przed jego konfiguracją i wdrożeniem należy przeprowadzić analizę przedwdrożeniową, która polega na zebraniu wszystkich procesów biznesowych oraz ustaleniu mierzalnych celów. Kierownictwo firmy musi określić, jakie problemy chce rozwiązać, które działania wymagają standaryzacji i jakie dane będą importowane z obecnych narzędzi.
Pracownicy powinni zostać włączeni w proces, żeby zrozumieć, dlaczego w firmie ma pojawić się system ERP i jak będą wyglądały nowe procedury. Mogą również wskazać, jakie procedury i działania są problematyczne i należałoby je usprawnić.
Wybierając dostawcę, warto ocenić jego doświadczenie branżowe, metodykę wdrożenia, zakres wsparcia, warunki serwisowe i możliwości integracyjne. Czas realizacji projektu zależy między innymi od skali organizacji, liczby procesów przeznaczonych do cyfryzacji i planów rozwoju firmy.
System ERP jako część wspólnego środowiska IT
Bardzo często systemy ERP współpracują z innymi rozwiązaniami. Mogą być połączone z CRM, obiegiem dokumentów, systemami magazynowymi, aplikacjami produkcyjnymi, i narzędziami Business Intelligence. Dzięki temu dane są wprowadzane tylko raz, a pracownicy korzystają z jednej bazy danych.
Szczególne znaczenie ma połączenie ERP z rozwiązaniami BI. System ERP gromadzi informacje dotyczące między innymi sprzedaży, finansów, zakupów, zapasów i produkcji, natomiast narzędzia Business Intelligence pozwalają je analizować oraz przedstawiać w postaci raportów, zestawień i wskaźników. Kierownictwo może łatwiej monitorować kondycję przedsiębiorstwa i szybciej zauważyć potencjalnie niekorzystne zmiany i pozytywne trendy.
Planując wdrożenie systemu ERP, warto spojrzeć na całą architekturę informatyczną firmy. Trzeba określić główne źródło informacji, sposób komunikacji pomiędzy systemami oraz dostęp użytkowników do poszczególnych danych, zależnie od uprawnień i potrzeb. Systemy ERP mogą zostać dopasowane do procesów, struktury oraz skali działania organizacji. Wymaga to jednak pomocy dobrego partnera technologicznego, jakim jest OPTeam.
System ERP - pomoc w drodze do rozwoju firmy
Najważniejsze zalety ERP to centralizacja danych, automatyzacja powtarzalnych działań, sprawniejsze raportowanie, lepsza kontrola kosztów i łatwiejsza współpraca pomiędzy działami. Ostateczny efekt zależy jednak od dopasowania rozwiązania do procesów firmy oraz jakości samego wdrożenia. ERP powinien odpowiadać na konkretne potrzeby biznesowe, integrować się z używanymi systemami i pozostawać możliwy do rozwoju.
(artykuł partnera)